Plus court, plus vite
Le rôle de l'automatisation des workflows dans la transformation numérique est déjà prédominant. Si de nombreuses entreprises en reconnaissent les avantages, elles ont du mal lorsqu’il s’agit de choisir la solution et son déploiement. Des systèmes d’automatisation indépendants existent. Pour autant, peut-on réellement se passer d’un ERP lorsque l’on démarre un processus d’automatisation de ses workflows ?
Au sein des entreprises, l’intégration de solutions logicielles est désormais la norme. Leur développement rapide requiert un support technique pour continuer de croître et dégager plus de temps pour des tâches essentielles.
Dans ce contexte de gain de productivité, l’élément le plus efficace est l'automatisation des workflows. Le terme décrit les applications technologiques où l'intervention humaine est minimisée. Cela inclut l'automatisation des processus métier, l'automatisation informatique, les applications personnelles (telle que la domotique), etc. On appelle aussi ces systèmes de gestion du flux de travail les Workflow Management Systems (ou WfMS). Ces solutions d’automatisation sont souvent qualifiées de solutions Smart Tech puisqu’elles utilisent l'intelligence artificielle et le Machine Learning.
Conçue dans une logique de flexibilité, l'automatisation des workflows peut être appliquée dans pratiquement tous les départements d’une entreprise pour gérer et automatiser les processus. C’est le cas, par exemple, de l’automatisation du traitement des bons de commande, de l’intégration des nouveaux employés, des achats en ligne, des notes de frais, du recrutement, de la facturation, des rapports d’incidents, de la validation des congés, etc., jusqu’aux campagnes de communication. Bref, autant de possibilités d’automatisation que de tâches à effectuer en en-treprise. Un système de management des workflows permet d’accélérer le temps de production, d’identifier les inefficacités des chaînons existants et, pour des processus auparavant séquen-tiels, de fonctionner en tandem.
L’automatisation concerne aujourd’hui les processus logiciels, industriels et commerciaux. La complexité croissante des systèmes d’information des entreprises a aussi rendu nécessaire le développement des fonctionnalités des systèmes de management des workflows. Parmi elles :
– des générateurs de formulaires sont intégrés afin de créer une interface utilisateur pour la saisie des données du workflow.
– les fonctionnalités de création de rapports peuvent générer et collecter des données auprès des différents départements et des utilisateurs pour créer des rapports avec des mesures ,et ainsi dé-velopper des informations exploitables et favoriser la bonne prise de décision.
– la possibilité d’automatiser des outils tels que les diagrammes de Gantt qui permettent aux utilisateurs de visualiser leurs tâches, leur planification et leur charge de travail pour mettre en lumière les délais et hiérarchiser les tâches urgentes.
Temps administratif : - 1 300 heures !
DirecTV est un fournisseur américain de satellites numériques pour les États-Unis et l'Amé-rique centrale. La société utilise un réseau d'entrepreneurs et de sous-traitants pour fournir des services de télévision par satellite à plus de 32 millions d'utilisateurs dans leur zone de couverture. L’entreprise avait besoin d’automatiser ses workflows pour accélérer la livraison et organiser les tâches administratives au sein de son réseau de sous-traitants. La solution devait être évolutive, à un prix raisonnable et basé sur le cloud. DirecTV a opté pour une solution de workflow. Résultat : DirecTV a gagné plus de 325 heures par trimestre au cours de la première année d'utilisation.
A tel point d’ailleurs qu’il ne le quittera qu’à l’âge de trente-trois ans. Son père lui explique
que pour être tranquille dans la vie, il faut être sérieux. Il l’est. Mais à l’orée de la seconde,
la motivation décline. Un conseiller le remotive en lui parlant d’un BEP de comptabilité.
Obtenu brillamment, il rattrape sa route vers un bac G2 où la compta est reine.
Les résultats sont bons. On conseille à Michel de s’orienter vers de longues études.
Mais lui préfère un parcours plus court pour entrer plus vite dans la vie active.
Sa décision est prise, ce sera un BTS. Il enchaîne ensuite sur une maîtrise de gestion.
Comptable en uniforme
Et puis il a aussi des contraintes, notamment celles du service militaire "Pendant dix mois, à Montauban puis Vincennes" reprend Michel. Là, il endosse l’uniforme du comptable pour
s’occuper de la solde du contingent. "J’étais chanceux avec ce poste tranquille après des classes plus rugueuses", précise-t-il. Juste après l’armée, la chance l’attend encore dans une agence d’intérim. On lui propose de remplacer au poste de comptable une collaboratrice qui s’est cassée la jambe. "En fait, le PMU me met le pied à l’étrier", s’amuse Michel. Il y restera trois ans. Puis d’autres horizons s’ouvrent à lui. Notamment publicitaires chez Publicis Conseil.
Des sociétés de services l’accueillent. Jusqu’à Kaba. Ce spécialiste des portes coulissantes lui ouvre les siennes. "Souhaitant renouveler leur système d’information, ils avaient besoin de mon expérience pour être accompagnés dans ce changement". Les solutions du marché ne plaisent pas à Michel. C’est alors que des consultants de Navision viennent le voir. Leur offre plait au Directeur comptable de Michel et l’implémentation est mise place avec succès. Michel ayant découvert le métier de consultant est tenté par l’activité. Intéressé par la compétence comptable de Michel, Navision lui propose de le former au consulting.
Puis Michel entre chez Colombus, intégrateur AX. Les projets s’enchaînent, spécialement
chez Saint-Gobain Glass. Ensuite, il entre chez Avanade et quelques années plus tard
il intègre l’ESN Viseo.
Premiers contacts
Deux ans après, Flexmind le contacte avec un argument décisif : "Ici tu n’auras pas une kyrielle de projets mais un seul, important et captivant". C’est ainsi que Michel démarre en 2012 sur le projet Geodis et fait la connaissance de nombre de ses collègues d’aujourd’hui. En 2017, il quitte le salariat pour le statut d’indépendant et opère pour le groupe Saur. "Pendant ce temps, Geodis s’était séparé de Flexmind pour rejoindre FiveForty°. Jonathan m’appelle pour me proposer de reprendre en sous-traitant sur Geodis en conservant mon nouveau statut", résume le consultant finance Dynamics.
"De toute façon, quand Jonathan a voulu monter sa structure, je n’ai pas hésité une seule seconde". Celui que la chance n’a jamais lâché précise : "Ici, on ne sent pas le poids de la structure, l’aspect famille est palpable. Ce lien social ajouté à la diversité des clients, c’est ce qui donne envie de bosser avec eux".°
En règle générale, les systèmes ERP servent un ensemble spécifique de fonctions prédéfinies au sein des différents départements. Ils sont souvent efficaces pour gérer la prise en charge des workflows transactionnels où les types de données sont standardisés, mais sont plus difficiles à paramétrer pour collecter des données personnalisées ou gérer le routage spécifique de flux de travail entre collaborateurs.
Les systèmes de gestion des workflows augmentent différemment l'efficacité des ERP. Plutôt que de se concentrer sur les données ERP dont les fonctions commerciales auront besoin, un système de management des workflows prend en charge l'organisation et l'exécution d'un flux de travail. Cependant, l’utilisation seule d'un système de management des workflows présente des inconvénients : l’entreprise n'obtiendra pas l'intégration de données qu’un ERP peut offrir.
Certains systèmes ERP incluent un niveau d'automatisation du flux de travail prêt à l'emploi. Dans certains cas, cela suffit pour répondre aux besoins minimaux d'une organisation. Cependant, les administrateurs ERP peuvent se sentir piégés par ces outils, car les fonctionnalités d’automatisation des workflows ERP conçues sur des bases minimales ne peuvent gérer les flux plus personnalisés et complexes. Une solution à cette fonctionnalité de flux de travail ERP limitée consiste à utiliser une solution d'automatisation qui fonctionne indépendamment de l'ERP mais, qui peut s'y intégrer si nécessaire. Cela combine le système de management des workflows natifs conçu pour une intégration facile avec la puissance backend d'un système ERP. L'ERP reste la base de données d'enregistrement tandis que le système de flux de travail indépendant transporte les données et connecte les personnes ; quelle que soit la complexité du processus requis.
L'utilisation d'un système centralisé pour gérer les opérations réduit la charge de travail et rationalise les tâches quotidiennes liées à la maintenance des stocks. À la clé : une productivité plus élevée. Les systèmes de gestion des stocks intégrés à la solution ERP fournissent une grande partie des informations essentielles à l’automatisation. On mesure que lorsque l'automatisation des workflows est intégrée à un système ERP, ses données sont plus précises et les tâches associées sont exécutées plus rapidement.
En conclusion, l’automatisation des workflows est incontournable pour une entreprise qui veut profiter intégralement des atouts de la digitalisation. La combinaison de l'ERP et de solutions Smart Tech d’automatisation est une pratique bénéfique pour normaliser des processus reproductibles et accroître la visibilité des opérations pour l'ensemble des collaborateurs. Si le système ERP est utilisé comme plate-forme dorsale pour exécuter les principales transactions et stocker les données essentielles, les solutions de management des workflows automatisent, contrôlent et visualisent les tâches à effectuer pour gagner en efficacité de façon sensible.
Par J.Lascaux, Fondateur de FiveForty°
Sources :
What’s the Difference Between ERP’s and Workflow Management Systems? | Script app
Workflow Management Systems and ERP Systems: Differences, Commonalities, and Appli-cations (PDF) | Wright State University
Workflow automation : l'automatisation des workflows pour gagner en efficacité | Journal du net
TechnologyAdvice Buyer's Guide to Workflow Management Software | TechnologyAdvice
Le workflow management, qu’est-ce que c’est ? | Signavo
https://www.redhat.com/fr/topics/automation/what-is-business-process-automation
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Au sein des entreprises, l’intégration de solutions logicielles est désormais la norme.
Leur développement rapide requiert un support technique pour continuer de croître
et dégager plus de temps pour des tâches essentielles.
Dans ce contexte de gain de productivité, l’élément le plus efficace est l'automatisation
des workflows. Le terme décrit les applications technologiques où l'intervention humaine
est minimisée. Cela inclut l'automatisation des processus métier,
l'automatisation informatique, les applications personnelles (telle que la domotique),
etc. On appelle aussi ces systèmes de gestion du flux de travail les Workflow Management
Systems (ou WfMS). Ces solutions d’automatisation sont souvent qualifiées de solutions
Smart Tech puisqu’elles utilisent l'intelligence artificielle et le Machine Learning.
Conçue dans une logique de flexibilité, l'automatisation des workflows peut être appliquée
dans pratiquement tous les départements d’une entreprise pour gérer et automatiser
les processus. C’est le cas, par exemple, de l’automatisation du traitement des bons
de commande, de l’intégration des nouveaux employés, des achats en ligne,
des notes de frais, du recrutement, de la facturation, des rapports d’incidents, de la validation
des congés, etc., jusqu’aux campagnes de communication. Bref, autant de possibilités d’automatisation que de tâches à effectuer en entreprise. Un système de management
des workflows permet d’accélérer le temps de production, d’identifier les inefficacités
des chaînons existants et, pour des processus auparavant séquentiels, de fonctionner en tandem.
L’automatisation concerne aujourd’hui les processus logiciels, industriels et commerciaux.
La complexité croissante des systèmes d’information des entreprises a aussi rendu nécessaire
le développement des fonctionnalités des systèmes de management des workflows. Parmi elles :
- des générateurs de formulaires sont intégrés afin de créer une interface utilisateur pour la saisie
des données du workflow.
- les fonctionnalités de création de rapports peuvent générer et collecter des données auprès
des différents départements et des utilisateurs pour créer des rapports avec des mesures,
et ainsi développer des informations exploitables et favoriser la bonne prise de décision.
- la possibilité d’automatiser des outils tels que les diagrammes de Gantt qui permettent aux utilisateurs de visualiser leurs tâches, leur planification et leur charge de travail pour mettre
en lumière les délais et hiérarchiser les tâches urgentes.
Temps administratif : - 1 300 heures !
DirecTV est un fournisseur américain de satellites numériques pour les États-Unis et l'Amérique centrale. La société utilise un réseau d'entrepreneurs et de sous-traitants pour fournir des services de télévision par satellite à plus de 32 millions d'utilisateurs dans leur zone de couverture. L’entreprise avait besoin d’automatiser ses workflows pour accélérer la livraison et organiser
les tâches administratives au sein de son réseau de sous-traitants.
La solution devait être évolutive, à un prix raisonnable et basé sur le cloud. DirecTV a opté
pour une solution de workflow. Résultat : DirecTV a gagné plus de 325 heures par trimestre
au cours de la première année d'utilisation.
En règle générale, les systèmes ERP servent un ensemble spécifique de fonctions prédéfinies
au sein des différents départements. Ils sont souvent efficaces pour gérer la prise en charge des workflows transactionnels où les types de données sont standardisés, mais sont plus difficiles à paramétrer pour collecter des données personnalisées ou gérer le routage spécifique de flux
de travail entre collaborateurs.
Les systèmes de gestion des workflows augmentent différemment l'efficacité des ERP.
Plutôt que de se concentrer sur les données ERP dont les fonctions commerciales auront besoin,
un système de management des workflows prend en charge l'organisation et l'exécution d'un flux
de travail. Cependant, l’utilisation seule d'un système de management des workflows présente
des inconvénients : l’entreprise n'obtiendra pas l'intégration de données qu’un ERP peut offrir.
Certains systèmes ERP incluent un niveau d'automatisation du flux de travail prêt à l'emploi.
Dans certains cas, cela suffit pour répondre aux besoins minimaux d'une organisation.
Cependant, les administrateurs ERP peuvent se sentir piégés par ces outils, car les fonctionnalités d’automatisation des workflows ERP conçues sur des bases minimales ne peuvent gérer les flux
plus personnalisés et complexes. Une solution à cette fonctionnalité de flux de travail ERP limitée consiste à utiliser une solution d'automatisation qui fonctionne indépendamment de l'ERP mais,
qui peut s'y intégrer si nécessaire. Cela combine le système de management des workflows natifs conçu pour une intégration facile avec la puissance backend d'un système ERP. L'ERP reste la base
de données d'enregistrement tandis que le système de flux de travail indépendant transporte les données et connecte les personnes ; quelle que soit la complexité du processus requis.
L'utilisation d'un système centralisé pour gérer les opérations réduit la charge de travail et rationalise les tâches quotidiennes liées à la maintenance des stocks. À la clé : une productivité plus élevée.
Les systèmes de gestion des stocks intégrés à la solution ERP fournissent une grande partie des informations essentielles à l’automatisation. On mesure que lorsque l'automatisation des workflows est intégrée à un système ERP, ses données sont plus précises et les tâches associées
sont exécutées plus rapidement.
En conclusion, l’automatisation des workflows est incontournable pour une entreprise
qui veut profiter intégralement des atouts de la digitalisation. La combinaison de l'ERP et de solutions Smart Tech d’automatisation est une pratique bénéfique pour normaliser des processus reproductibles et accroître la visibilité des opérations pour l'ensemble des collaborateurs.
Si le système ERP est utilisé comme plate-forme dorsale pour exécuter les principales transactions
et stocker les données essentielles, les solutions de management des workflows automatisent, contrôlent et visualisent les tâches à effectuer pour gagner en efficacité de façon sensible.
Par J.Lascaux, co-fondateur de FiveForty°
Sources :
What’s the Difference Between ERP’s and Workflow Management Systems? | Script app
Workflow Management Systems and ERP Systems: Differences, Commonalities, and Appli-cations (PDF) | Wright State University
Workflow automation : l'automatisation des workflows pour gagner en efficacité | Journal du net
TechnologyAdvice Buyer's Guide to Workflow Management Software | TechnologyAdvice
Le workflow management, qu’est-ce que c’est ? | Signavo
https://www.redhat.com/fr/topics/automation/what-is-business-process-automation
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